Comentario a la Resolución de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública de 14 de enero de 2025. La Dirección General considera que no cabe inscribir una escritura de extinción de sociedad sin que, previa o simultáneamente, se depositen los libros o, alternativamente, asuma el deber de custodia el liquidador en la forma señalada.
Materia
Materia Mercantil. Modificaciones estatutarias. Liquidación
Introducción
La Dirección General considera que no cabe inscribir una escritura de extinción de sociedad sin que, previa o simultáneamente, se depositen los libros o, alternativamente, asuma el deber de custodia el liquidador en la forma señalada.
Normativa aplicable
1. La escritura pública de extinción se inscribirá en el Registro Mercantil.
2. En la inscripción se transcribirá el balance final de liquidación y se hará constar la identidad de los socios y el valor de la cuota de liquidación que hubiere correspondido a cada uno de ellos, y se expresará que quedan cancelados todos los asientos relativos a la sociedad.
3. Los liquidadores depositarán en el Registro Mercantil los libros y documentos de la sociedad extinguida.
Antecedentes de hecho
En fecha 4 de septiembre de 2024, se elevan a escritura pública los acuerdos adoptados por unanimidad en junta general universal de la sociedad Tir Anymar, S.L., por la que se aprueba el balance de liquidación, el informe completo sobre las operaciones de liquidación y el proyecto de división del activo resultante.
Conflicto/Controversia
El conflicto que subyace en el presente asunto es determinar si cabe la inscripción de una escritura de extinción de una sociedad mercantil sin haberse depositado previa o simultáneamente los libros de comercio.
Calificación negativa
El Registrador considera que no procede la inscripción de los acuerdos puesto que falta la manifestación del liquidador asumiendo el deber de conservar los libros y documentos concernientes al tráfico de la empresa durante el plazo de 6 años desde la cancelación, su ausencia o se proceda a su depósito.
Fundamentos de Derecho
La Dirección General considera que el art. 396 LSC es inequívoco al señalar que, para proceder a la extinción de la sociedad disuelta y liquidada en el Registro Mercantil, es necesario presentar la escritura de extinción y que los liquidadores depositen los libros y documentos de la sociedad extinguida.
Asimismo, constata que el Reglamento del Registro Mercantil, en su art. 247, ofrece la posibilidad de poder sustituir el depósito de los mismos por la asunción por parte del liquidador de su conservación.
Consecuentemente, el Centro Directivo considera que no puede procederse a inscribir una escritura de extinción de una sociedad en el Registro Mercantil sin que, previa o simultáneamente, se haya producido el depósito de los libros o, alternativamente, se efectúe la asunción del deber de custodia por parte de los liquidadores.
Parte dispositiva
La Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública desestima el recurso formulado.
NOTAS
Extinción de una sociedad mercantil
La extinción de una sociedad mercantil constituye la fase final del proceso que comienza con su disolución y continúa mediante las operaciones de liquidación. Durante este procedimiento deben identificarse los activos y pasivos, cobrar los créditos pendientes, satisfacer las deudas y distribuir entre los socios el patrimonio resultante, cuando exista.
Una vez concluidas estas actuaciones, los liquidadores otorgan la correspondiente escritura pública de extinción, que debe inscribirse en el Registro Mercantil. Esta inscripción permite cancelar los asientos registrales de la sociedad, sin perjuicio de las responsabilidades u obligaciones que puedan subsistir conforme a la legislación aplicable.
En una empresa familiar, la extinción puede responder a diferentes circunstancias, como el cese definitivo de la actividad, la falta de continuidad generacional o la reorganización del patrimonio empresarial. En todos estos casos resulta importante realizar una liquidación ordenada y conservar la documentación necesaria para acreditar las operaciones efectuadas.
Conservación de los libros y documentos sociales
Los libros y documentos sociales constituyen una parte esencial de la documentación jurídica, contable y administrativa de una sociedad. Entre ellos pueden encontrarse los libros de actas, los registros de socios, los libros contables y los justificantes de las operaciones realizadas durante el desarrollo de la actividad empresarial.
La extinción de una sociedad no elimina automáticamente las obligaciones relacionadas con la conservación de esta documentación. El artículo 396 de la Ley de Sociedades de Capital establece la obligación de depositar los libros y documentos de la sociedad extinguida, mientras que el Reglamento del Registro Mercantil contempla la posibilidad de que el liquidador asuma su custodia en los términos legalmente previstos.
Esta exigencia resulta relevante para cualquier empresa familiar que finalice su actividad, puesto que la documentación puede ser necesaria posteriormente para atender comprobaciones tributarias, reclamaciones de terceros o controversias entre antiguos socios sobre las operaciones de liquidación.
Responsabilidad y funciones del liquidador
El liquidador es la persona encargada de desarrollar las operaciones necesarias para concluir ordenadamente la actividad de una sociedad disuelta. Entre sus funciones se encuentran la elaboración del inventario y balance, la realización de los activos, el pago de las deudas y la preparación de la documentación necesaria para formalizar la extinción.
Además de estas tareas, debe cumplir las obligaciones legales relacionadas con los libros y documentos sociales. La normativa registral permite sustituir su depósito por la asunción expresa del deber de conservación durante el plazo correspondiente, circunstancia que debe quedar debidamente reflejada para permitir la inscripción de la extinción.
En una empresa familiar, el cargo de liquidador puede recaer sobre un antiguo administrador o sobre una persona vinculada a los socios. Resulta especialmente importante que sus actuaciones se documenten correctamente, ya que la liquidación puede afectar a intereses económicos de distintas ramas familiares y generar responsabilidades posteriores si no se cumplen las obligaciones exigidas.
